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Trattamento dati personali in amministrazione condominiale.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del
dott. Giuseppe Fortunato e del dott. Mauro Paissan, componenti, e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali
(decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196);
Vista la documentazione in atti ed esaminate le osservazioni
pervenute a seguito della consultazione pubblica indetta l'8 febbraio
2006;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;
Premesso:
1. Il trattamento di dati personali nell'ambito dell'amministrazione
di condomini.
Sono pervenuti a questa Autorita' diversi quesiti e segnalazioni
concernenti le operazioni di trattamento di dati personali effettuate
nell'ambito delle attivita' connesse all'amministrazione dei
condomini: presentando profili comuni - con specifico riguardo alla
circolazione di informazioni personali per la gestione della
proprieta' comune, riferite ai singoli partecipanti al condominio (di
seguito, «partecipanti»), o concernenti l'intera amministrazione
condominiale - le medesime sono suscettibili di trattazione unitaria
con il presente provvedimento nel quale si e' altresi' tenuto conto
delle comunicazioni (settantacinque, comprendenti anche richieste di
chiarimenti, quesiti e osservazioni) pervenute all'Autorita' da
privati e da associazioni di categoria a seguito della consultazione
pubblica indetta l'8 febbraio 2006.
I profili prevalentemente presi in considerazione nelle
comunicazioni inviate (in larga parte gia' presenti nelle
segnalazioni e nei quesiti presentati all'Autorita) riguardano:
la questione della titolarita' del trattamento nell'ambito della
gestione condominiale;
la tipologia dei dati trattati, tra i quali vengono indicati:
1) i dati inerenti il condominio complessivamente inteso quale
ente di gestione;
2) i dati personali riferiti ai singoli partecipanti al
condominio, nei limiti delle informazioni personali raccolte ed
utilizzate per le finalita' riconducibili alla disciplina
civilistica;
3) il trattamento dei dati relativi a soggetti diversi dai
partecipanti al condominio;
la circolazione, in varie forme, di dati relativi alla
gestione condominiale;
le problematiche afferenti alle misure di sicurezza;
il trattamento di dati personali, sensibili e giudiziari.
Tenendo conto delle osservazioni pervenute nel corso della
consultazione pubblica e delle segnalazioni presentate all'Autorita',
ferma restando l'applicabilita' delle regole di diritto comune (in
particolare degli articoli 1117 e ss. c.c.), il Garante, ai sensi
dell'art. 154, comma 1, lettera c), del Codice, al fine di rendere
conformi alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati
personali i trattamenti effettuati nell'ambito dell'amministrazione
dei condomini, prescrive ai titolari del trattamento l'adozione delle
misure di seguito specificamente indicate.
2. Tipologia di informazioni oggetto di trattamento nell'ambito
dell'attivita' di amministrazione del condominio e principi di
pertinenza e non eccedenza.
Affinche' il trattamento di dati personali effettuato nell'ambito
dell'attivita' di amministrazione del condominio si svolga
nell'osservanza del principio di liceita' (previsto all'art. 11 del
Codice), in termini generali, possono formare oggetto di trattamento
da parte della compagine condominiale unitariamente considerata - di
regola con l'ausilio dell'amministratore di condominio
(nell'eventuale veste di responsabile del trattamento ai sensi degli
articoli 4, comma 1, lettera g), e 29 del Codice) - le sole
informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo
svolgimento delle attivita' di gestione ed amministrazione delle
parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice
civile (articoli 1117 ss. c.c.), le posizioni di dare ed avere dei
singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari: cfr.
art. 67 disp. att. c.c.).
2.1. Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la
compagine condominiale unitariamente considerata (ad esempio, i dati
relativi a consumi collettivi del condominio), ma possono altresi'
riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in
quanto necessarie ai fini dell'amministrazione comune: queste ultime
consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei
partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza puo' risultare
indispensabile per consentire la regolare convocazione dell'assemblea
(alla luce delle disposizioni contenute nell'art. 66 disp. att.
c.c.), nonche' per verificare la validita' delle deliberazioni dalla
stessa adottate (ad esempio, ai fini dell'impugnazione ex art.
1137 c.c.). Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le
quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati
personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la
determinazione di oneri nell'ambito condominiale (art. 68 disp. att.
c.c. e art. 1123 c.c.); dalle quote millesimali e' dato altresi'
ricavare il quorum per la regolare costituzione dell'assemblea
(quorum costitutivo) e per la validita' delle deliberazioni adottate
(quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall'art. 1136 c.c.
Le informazioni personali appena menzionate, riferibili a ciascun
partecipante, possono essere trattate per la finalita' di gestione ed
amministrazione del condominio, a seconda dei casi, ai sensi
dell'art. 24, comma 1, lettere a), b) o c) del Codice.
2.2. Anche per esercitare i controlli in ordine all'esattezza
dell'importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle
parti comuni e per l'esercizio dei servizi comuni, ciascun
partecipante puo' essere informato in ordine all'ammontare della
somma dovuta dagli altri; in ragione delle regole sul mandato, che
(per costante giurisprudenza) trovano applicazione per regolare il
rapporto tra i partecipanti e l'amministratore, questi informa i
singoli partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali
forme del rendiconto annuale (art. 1130 c.c.), come pure, in ogni
tempo, a seguito dell'esercizio del potere di vigilanza e controllo
spettante a ciascun partecipante al condominio sull'attivita' di
gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr. Cass.,
26 agosto 1998, n. 8460; Cass., 29 novembre 2001, n. 15159; v.
altresi', Provv. Garante 16 luglio 2003).
Tali informazioni potranno essere trattate dai partecipanti,
perseguendo gli stessi nell'esercizio della facolta' menzionata un
legittimo interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui
si riferiscono i dati, ai sensi dell'art. 24, comma 1, lettera g),
del Codice. Ricorrendone i presupposti, i dati sopra citati possono
altresi' essere trattati in base all'art. 24, comma 1, lettera f),
del Codice.
2.3. Solo in presenza del consenso dell'interessato (salva
l'eventuale pubblicita' gia' attribuita a tali informazioni grazie
alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere
trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalita' di
amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle
utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro
utilizzo, infatti, puo' agevolare, specie in relazione a casi
particolari di necessita' ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire
o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni
dell'immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo
svolgimento delle incombenze rimesse all'amministratore del
condominio (cfr. Provv. 19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7,
doc. web n. 42268).
2.4. Possono altresi' formare oggetto di trattamento nell'ambito
delle menzionate finalita' di amministrazione del condominio, dati
personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura
indispensabile al perseguimento delle medesime finalita'.
Tale ipotesi puo' ricorrere, ad esempio, in relazione al
trattamento di dati di natura sensibile e giudiziaria del personale
alle dipendenze del condominio in ordine al quale, salvo l'obbligo di
rendere l'informativa ai sensi dell'art. 13 del Codice, trovano
applicazione lo speciale presupposto di cui all'art. 26, comma 4,
lettera d), del Codice (obblighi del datore di lavoro) e le
autorizzazioni generali del Garante nn. 1 e 7 del 2005 (relative al
trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro e ai dati
giudiziari).
Ulteriori ipotesi di trattamento di dati sensibili nell'ambito
dell'amministrazione condominiale possono comunque configurarsi: si
pensi al trattamento di dati sanitari effettuato in relazione a danni
alle persone, anche diverse dai condomini, e ai trattamenti di dati
sanitari di uno o piu' partecipanti connessi all'adozione di una
delibera assembleare avente ad oggetto l'abbattimento delle c.d.
«barriere architettoniche».
3. Comunicazione e diffusione di dati relativi ai partecipanti.
3.1. Salva la presenza di una causa giustificatrice (quale il
consenso dell'interessato o uno degli altri presupposti previsti
all'art. 24 del Codice), e' illecita la comunicazione a terzi di dati
personali riferiti ai partecipanti: cio' potrebbe avvenire, ad
esempio, mettendo a disposizione di terzi dati personali riportati
nei prospetti contabili o dei verbali assembleari o, ancora,
consentendo la presenza in assemblea - il cui svolgimento e'
suscettibile di videoregistrazione in presenza del consenso informato
dei partecipanti - di soggetti non legittimati a parteciparvi.
Possono comunque partecipare all'assemblea soggetti terzi (ad
esempio, tecnici o consulenti) per trattare i punti all'ordine del
giorno per i quali i partecipanti ne ritengano necessaria la presenza
(cfr. Provv. 19 maggio 2000, cit.); con l'assenso dei partecipanti o
sussistendo le condizioni previste da specifiche disposizioni
normative (quale ad esempio l'art. 10 della legge 27 luglio 1978, n.
392, sulla disciplina delle locazioni di immobili urbani) potra'
partecipare all'assemblea il conduttore di un immobile del
condominio.
3.2. Integra un trattamento illecito (anche in violazione del
principio di proporzionalita) la diffusione di dati personali
effettuata mediante l'affissione di avvisi di mora (o, comunque, di
sollecitazioni di pagamento) in spazi condominali accessibili al
pubblico, potendo tali informazioni venire a conoscenza di una serie
indeterminata di soggetti, nell'intervallo di tempo in cui l'avviso
risulta visibile. L'esposizione di dette informazioni in tali luoghi
puo' contenere solo avvisi di carattere generale utili ad una piu'
efficace comunicazione di eventi di interesse comune (ad esempio,
inerenti allo svolgimento dell'assemblea condominiale o relative a
comunicazioni urgenti: si pensi ad anomalie nel funzionamento degli
impianti), rimettendo a forme di comunicazione individualizzata, o
alla discussione in assemblea, la trattazione di affari che importi
il trattamento di dati personali riferiti a condomini individuati
specificatamente (Provv. 12 dicembre 2001, in Boll. n. 23/2001, p. 7,
doc. web n. 1082529).
3.3. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati
personali devono essere adottate, se del caso anche a cura
dell'amministratore del condominio, idonee misure di sicurezza di cui
agli articoli 31 ss. del Codice.
4. Diritto d'accesso e informazioni relative alla complessiva
gestione condominiale da parte dei partecipanti.
4.1. Ove si intenda esercitare il diritto d'accesso (e gli altri
diritti previsti dall'art. 7 del Codice, avvalendosi eventualmente
della particolare modalita' di tutela prevista dagli articoli 145 del
Codice) in relazione ai dati riferibili direttamente all'intera
compagine condominiale (si pensi alle informazioni connesse ai
contratti stipulati nell'interesse del condominio, quali ad esempio
quelli relativi alla fornitura di beni e alla somministrazione di
servizi, o in ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze
complessivamente intestate al condominio: cfr. Provv. 13 dicembre
2004), tale facolta' compete al rappresentante della compagine
condominiale, di regola l'amministratore.
4.2. Come detto al punto 2, resta impregiudicata la circolazione
tra i partecipanti, in conformita' alla disciplina civilistica (ed in
particolare grazie alle regole che, rispetto all'attivita' gestoria
dell'amministratore, presiedono all'esatta esecuzione del suo
incarico secondo le attribuzioni contenute nell'art. 1130 c.c., con
particolare riguardo all'obbligo di rendiconto) delle informazioni
direttamente riferibili direttamente alla gestione condominiale (e
concernenti tutti i partecipanti complessivamente considerati), come
pure la loro eventuale conoscibilita', sussistendone i presupposti,
in base ad altre norme presenti nell'ordinamento.
5. Diritto d'accesso e informazioni personali riferite ai
partecipanti.
Rispetto alle informazioni personali relative al singolo
partecipante, anche se oggetto di trattamento per finalita' di
gestione della cosa comune, resta salvo il diritto del medesimo di
accedere ai dati che lo riguardano nelle forme previste dagli
articoli 7 e ss. del Codice. Tale diritto puo' essere esercitato nei
confronti del condominio (inteso come la collettivita' dei
partecipanti), anche presentando la relativa istanza
all'amministratore.
Il diritto d'accesso (e i restanti diritti individuati dal
menzionato art. 7) non e' riconosciuto al partecipante in ordine ai
dati personali riferibili agli altri condomini singolarmente intesi o
all'intera compagine condominiale (la cui conoscibilita' e'
assicurata nei limiti e con le modalita' sopra indicate al punto 2
del presente provvedimento).
6. Ambiti esclusi.
Sono estranei all'ambito di applicazione della disciplina di
protezione dei dati comportamenti e forme di comunicazione,
riconducibili all'alveo delle relazioni di vicinato, posti in essere
per finalita' esclusivamente personali (art. 5, comma 3, del Codice).
Resta salva la facolta' degli interessati di ricorrere
all'autorita' giudiziaria ordinaria per i profili di rispettiva
competenza, in particolare per conseguire il risarcimento del danno
eventualmente subito (art. 15 del Codice) o allorche' i comportamenti
siano suscettibili di integrare fattispecie di reato (quali, ad
esempio, l'interferenza illecita nella vita privata, di cui all'art.
615-bis c.p.).
Tutto cio' premesso, il Garante:
prescrive, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c), del Codice,
ai soggetti titolari di un trattamento di dati personali nell'ambito
dell'attivita' di amministrazione dei condomini di adottare, nei
termini di cui in motivazione, le misure necessarie indicate nel
presente provvedimento al fine di rendere il trattamento conforme
alle disposizioni vigenti, avuto particolare riguardo;
all'individuazione dei dati pertinenti e non eccedenti,
nell'amministrazione condominiale, alle condizioni individuate al
punto 2, e consistenti nei dati personali, ivi compresi i dati
sensibili e giudiziari, necessari all'attivita' di gestione ed
amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le
posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti, con particolare
riguardo a:
dati anagrafici e indirizzi dei partecipanti;
quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e dati
personali necessari a commisurarle;
dati personali relativi agli inadempimenti dei singoli
condomini;
dati relativi al numero di utenza telefonica del singolo
partecipante;
alle modalita' di comunicazione dei dati personali dei
partecipanti, come indicate al punto 3, con particolare riguardo
alla:
comunicazione dei dati riportati nei prospetti contabili o nei
verbali assembleari o, ammettendo in assemblea soggetti non
legittimati a parteciparvi;
diffusione di dati personali effettuata mediante l'affissione
di avvisi di mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in
spazi condominali accessibili al pubblico;
individua, ai sensi dell'art. 24, comma 1, lettera g), del Codice,
nei termini di cui in motivazione al punto 2.2., i casi nei quali il
trattamento dei dati personali nell'ambito dell'amministrazione di
condomini puo' essere effettuato presso i condomini nei limiti e alle
condizioni ivi indicate, al fine di perseguire i menzionati legittimi
interessi e senza richiedere il consenso degli interessati;
dispone infine che il presente provvedimento sia pubblicato nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.


Roma, 18 maggio 2006
Il presidente
Pizzetti


Il relatore
Fortunato


Il segretario generale
Buttarelli

 

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